A személyes gondoskodást nyújtó szociális ellátások igénybevételéről szóló 9/1999. (XI. 24.) SzCsM rendeletben meghatározottak szerint benyújtott kérelem esetében előgondozást végez az intézmény. A szolgáltatások igénybevétele önkéntes. Az ellátást igénylő, illetve törvényes képviselője szóbeli vagy írásbeli kérelmére, indítványára történik. Ha az ellátást igénylő személy cselekvőképtelen, a kérelmet, indítványt — az érintett személy véleményét lehetőség szerint figyelembe véve — a törvényes képviselője terjeszti elő. Felvételi kérelem beérkezése napján a jogszabályban meghatározottak szerinti nyilvántartásában rögzítésre kerül. A felvételi dokumentáció tartalmazza az elhelyezést kérő alapadatait, elhelyezés helyére vonatkozó igényt, a kérelmet, az egészségi állapotra vonatkozó leglényegesebb adatokat, jövedelemnyilatkozatot, vagyonnyilatkozatot, a háziorvosnak a nyilatkozatát vagy a 30 napnál nem régebbi kórházi zárójelentést. Az előgondozás célja:
Az intézményi elhelyezést igénylő helyzetének megismerése annak céljából, hogy az igénylő állapotának és szükségleteinek megfelel-e az intézmény szolgáltatása.
Tájékoztatás nyújtása az intézményi életre való felkészítés érdekében,
Annak vizsgálata, hogy az ellátást igénylő életkora, egészségi állapota, szociális helyzete alapján jogosult-e az ellátásra,
A szolgáltatás biztosításának előkészítése az intézményben, az intézményben élők és dolgozók felkészítése az új lakó fogadására, az intézménybe történő beilleszkedés zavartalan biztosítása.
Az előgondozás időpontjáról írásban vagy telefonon értesítjük az elhelyezést igénybevevő vagy törvényes képviselőjét. Intézményben élő kérelmező esetén az érintett intézmény vezetőjével vesszük fel a kapcsolatot.
Az előgondozást az intézményvezető ápoló és a mentálhigiénés csoportvezető vagy szükség esetén azonos szakmai végzettségű munkatársak végzik el, melyről feljegyzés készül. Az előgondozást végző személy az ellátási megállapodás és a házirend egy példányát átadja a beutaltnak, vagy törvényes képviselőjének. Az előgondozás során a térítési díj várható összegéről tájékoztatást kell adni. Az előgondozást végző személy a helyszínen tájékozódik az ellátást igénybe vevő életkörülményeiről és egészségi állapotáról, valamint az ellátásra való jogosultságának fennállásáról.
Mindezek ismeretében az előgondozást végzők véleményt nyilvánítanak arról, hogy az intézmény szolgáltatásai megfelelnek-e az ellátást igénybe vevő szükségleteinek és állapotának. Ha az intézményi szolgáltatás nem felel meg, az előgondozást vezető kolléga más ellátási forma igénybevételére tesz javaslatot. Ha az előgondozást végzők az igénybe vevő egészségi állapota tekintetében lényeges különbséget észlelnek a kérelemben foglaltakhoz képest, úgy kezdeményezik, hogy az intézmény orvosa amennyiben erre mód van — előzetesen vizsgálja meg az ellátást igénybe vevőt és/vagy az intézményvezető kezdeményezi a 9/1999. (XI. 24.) 1. sz. melléklet szerinti orvosi igazolásban foglalt megállapítások. felülvizsgálatát az igénybe vevő lakóhelye szerinti illetékes egészségügyi szakrendelés — az ellátást indokoló diagnózis szerint illetékes — szakorvosától.
Az előgondozást értékelő team (intézményvezető, mentálhigiénés csoportvezető, előgondozást végző munkatársak, intézményvezető ápoló) áttekintik a kapott támpontokat és javaslatot tesznek az elhelyezési kérelem elbírálásához, mely nyomán születik meg az intézményvezető befogadási döntése. Elutasítás esetén segítséget nyújtanak a megfelelő ellátási forma igényléséhez
Az intézményi elhelyezést megelőzően az intézményvezető szóban vagy írásban tájékoztatja az ellátást igénybe vevőt vagy törvényes képviselőjét a férőhely elfoglalásának kezdő időpontjáról, valamint az intézményi elhelyezéssel kapcsolatos egyéb teendőkről. Intézményi férőhely-üresedés esetén az intézményvezető mielőbb intézkedik annak betöltéséról.
A soron kívüli elhelyezési igény esetén az előgondozást végző személy a kérelem benyújtását követően az intézményvezető haladéktalanul intézkedik az előgondozás lefolytatásáról.
Amennyiben az ellátásra vonatkozó igény férőhely hiányában nem teljesíthető, az intézmény vezető írásban értesíti a jogosultat, majd dönt a jogosultak elhelyezési sorrendjéről.